Procedura zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa oraz podejmowania działań następczych w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Opolu

Procedura zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa oraz podejmowania działań następczych w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Opolu

Sposób przekazania zgłoszenia

1. Zgłoszenie może być dokonane:
   1.  na adres do korespondencji: Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Opolu,
      45-052 Opole, ul. Oleska 19a, z dopiskiem „Zgłoszenie sygnalisty – do rąk osoby upoważnionej”.
2. Ustnie podczas bezpośredniego spotkania z upoważnionym pracownikiem Kolegium, które zostanie zorganizowane na Pana/i wniosek w uzgodnionym terminie, w ciągu 14 dni od otrzymania wniosku. W celu umówienia spotkania prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem 77 453 86 35, pisemnie na ww. adres korespondencyjny lub za pośrednictwem e-maila: .
3. Za Pana/i zgodą zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
4. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, może Pan/i dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1. szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;
2. dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
3. dane identyfikacyjne;
4. dane umożliwiające kontakt, jeżeli chce być Pan/i informowana o wynikach naszych działań w związku z otrzymanym zgłoszeniem.

Ochrona Sygnalisty

1. Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa.
2. Jako Sygnalista, podlega Pan/i ochronie określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia.
3. Zapewniamy ochronę Sygnalistów poprzez:
   1. ochronę Pana/i tożsamości, chyba że otrzymamy od Pana/i wyraźną zgodę na ujawnienie Pana/i danych;
   2. jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnimy także ochronę poufności ich tożsamości;
   3. udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
   4. zapewnienie, że dostęp do Pana/i danych oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;
   5. ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4. Na Pana/i żądanie wydamy w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że podlega Pan/i ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów.
5. W przypadku podjęcia wobec Pana/i działań odwetowych, ma Pan/i prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.
6. Zgłoszenie anonimowe nie będzie rozpatrywane.

Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu

1. Może Pan/i przekazać nam informacje o naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.

Informacje zwrotne oraz kontakt w związku z przyjęciem zgłoszenia

1. Potwierdzimy Panu/i przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje przekażemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile nie otrzymaliśmy od Pana/i sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
2. Informacji o przyjęciu zgłoszenia nie przekażemy, jeżeli będziemy mieli uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności Pana/i tożsamości.
3. Możemy zwrócić się do Pana/i, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w Pana/i posiadaniu – podanie ich jest dobrowolne.
4. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, poinformujemy Pana/Panią o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia.
5. Poinformujemy Pana/Panią o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że jest on właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia.
6. Przekażemy Panu/i informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
7. Przekażemy Panu/i informację, jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
8. Poinformujemy Pana/Panią o ostatecznym wyniku naszych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

1. Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez upoważnionych pracowników w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz naszej odpowiedzialności za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych.
2. W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Pana/i o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
3. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności możemy podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:
   1. wprowadzenie zmian w naszych procedurach;
   2. zgłoszenia odpowiednim organom;
   3. nałożenia sankcji na osoby odpowiedzialne;
   4. przeszkolenia personelu;
   5. wdrożenie nowych systemów kontroli.
4. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego możemy przekazać zgłoszenie właściwym organom lub jednostkom organizacyjnym.
5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu naszego działania, przekażemy je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
6. Możemy nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w Pana/i zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem Pana/i wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Poinformujemy Pana/Panią o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostawimy je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
7. Wszystkie zgłoszenia odnotowujemy w naszym wewnętrznym rejestrze. Rejestr zawiera informacje o zgłoszeniu, dacie jego złożenia, podjętych działaniach oraz wynikach jego rozpatrzenia. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Infolinia RPO: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa; ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP)

Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów

1. Administratorem Pana/i danych osobowych jest Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Opolu z siedzibą: 45-052 Opole, ul. Oleska 19a adres e-mail: sekretariat@sko.opole.pl,
   tel. 77 4538635.
2. Może Pan/i kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: .
3. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Ochrona tożsamości sygnalisty: W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Pana/Pani dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pana/Pani wyraźną zgodą.
5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Panu/i prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pana/Pani danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Pana/Panią, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
6. Administrator zapewnia poufność Pana/i danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych, tzn. upoważnionym pracownikom SKO w Opolu.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Panu/i także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
9. Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
10. Podanie danych jest dobrowolne.